Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste
Päivitetty 06.09.2022
1 | REKISTERINPITÄJÄ
Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy, Ehdatoksentie 8, 46930 Huruksela
puh. +358 50 913 2990
y-tunnus: 2025919-1
Asiakassuhteen perustuessa kunnan tai kuntayhtymän maksusitoumukseen toimii rekisterinpitäjänä ko. kunta tai kuntayhtymä. Näiden asiakastietojen osalta noudatetaan rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta ja siinä kuvattuja toimintamalleja. Tällöin Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä.
2 | YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy:n tietosuojavastaavana ja rekisteröityjen yhteyshenkilönä toimii tietosuojavastaava Elina Ketonen, eketonen(a)outlook.com, puh. 050 913 2990.
3 | ASIAKASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Asiakastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen.
Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen suunnitteluun, niiden toteutukseen ja arviointiin sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.
Kunnan tai kuntayhtymän ollessa rekisterinpitäjä, asiakastiedot luovutetaan rekisterinpitäjälle asiakassuhteen päätyttyä arkistoitavaksi.
4 | ASIAKASREKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT
Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot sekä tiedot palvelun kestosta, tarvittaessa myös palvelun laskutustiedot.
Asiakkaan mahdollisesti nimeämä lähiomainen, asiakkaan laillinen edustaja sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat yhteyshenkilöt- / taho, tietojen luovutuksia koskevat tiedot sekä niiden perusteet.
Asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten kuntoutusprosessissa syntyvät päivittäiset merkinnät. Asiakasrekisteriin tallennetaan myös kuntoutuksen/hoidon kannalta välttämättömät tiedot kuten ostopalvelulääkärin, fysioterapeutin, ravitsemusterapeutin, psykologin, sosiaalityöntekijän ym. työtehtävissä laaditut tiedot. Asiakasrekisteriin tallentuu asiakkaan hoitoon/kuntoutukseen osallistuneiden sekä sitä toteuttaneiden henkilöiden tiedot.
Sähköisen rekisterin ohessa voidaan ylläpitää osarekisterinä erillisiä paperilla olevia rekistereitä, jotka voivat sisältää mm. tietoja asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen
luovuttamiseen, allekirjoitettuja vuokra- ja palvelusopimuksia, hoitosopimusia, lääkelistan, ravitsemukseen liittyviä tai muita vastaavia listoja, joilla varmistetaan hoidon ja kuntoutuksen toteutumista.
Tiedot rekisteriin saadaan suoraan asiakkaalta itseltään, hänen lailliselta edustajaltaan tai lähiomaiseltaan ja terveyden/sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tietoja voidaan tilata myös toisilta sosiaalihuollon - tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä, joissa asiakas on aikaisemmin ollut hoidettavana/kuntoutuksessa tai ammattihenkilöiltä, jotka häntä ovat hoitaneet.
Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja säädöksiä tietojen säilytysajoista.
5 | ASIAKASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla sekä kuntoutukseen osallistuvilla (esim. alan opiskelijoilla) on salassapitovelvollisuus.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.
Kun kyseinen palvelu annetaan kunnan / kuntayhtymän toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin kunta / kuntayhtymä päättää tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on lakisääteinen perusta.
Asiakastietoja luovutetaan säännönmukaisesti myös terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa myös asiakkaan siirtyessä jatkohoitoon asiakkaan suullisella asiakasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella tai kirjallisella suostumuksella tietojenluovutukseen toiselle sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle myös ilman potilaan suostumusta, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada asiakkaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi. Asiakastietoja
voidaan luovuttaa myös kansalliseen terveysarkistoon (KANTA-arkisto). Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan edunvalvojalle, muulle laillinen edustaja sekä asiakkaan lähiomaiselle, jos asiakas on antanut tähän nimenomaisen yksilöidyn suostumuksensa.
Lisäksi asiakastietoja voidaan tarvittaessa välittää tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi jatkohoitoon toimitetun asiakkaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin menettelemästä.
6 | ASIAKASTIETOJEN KÄYTTÖ JA NIIDEN SUOJAAMINEN
Asiakastiedot on laissa säädetty salassa pidettäviksi, eikä saa
luovuttaa sivullisten tietoon.
Vain asiakasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt (myös yhteistyötahot) voivat käyttää asiakastietoja ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät. Hoitokoti Tulevaisuuden Portin johto sekä tietosuojavastaava määrittää käyttöoikeuksista, joita työntekijöille myönnetään.
Vanhat ja mahdollisesti sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa lukollisissa kaapeissa.
Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköisesti käsiteltävät tiedot ovat kahden salasanan takana. Työntekijät vaihtavat sähköisen järjestelmän henkilökohtaisen salasanan riittävin väliajoin.
7 | REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa toimintayksikön vastuuhenkilö tai hänen määräämä muu sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä asiakastietoihin.
Kun palvelu perustuu kunnan / kuntayhtymän toimeksiantoon tai sen myöntämään palveluseteliin, myöntää tarkastusoikeuden ko. kunnan / kuntayhtymän viranhaltija kirjallisen pyynnön perusteella.
Rekisterinpitäjän on myös ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta,
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Tarkastus- tai korjauspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle postitse kohdassa 8 olevien ohjeiden mukaisesti tai pyynnöt toimitetaan henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Asiakkaan henkilöllisyys tullaan varmentamaan ennen asiakkaan tekemien pyyntöjen toteuttamista.
Mahdolliset virheellisten merkintöjenkorjaamisesta/muuttamisesta tehdään merkintä asiakkaan asiakirjoihin. Asiakirjoihin merkitään korjauksen tekijän nimi, ammattinimike, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
8 | YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy:hyn postitse osoitteeseen: Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy / Rekisteriasiat, Ehdatoksentie 8, 46930 Huruksela. Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
Evästetiedot
Mitä ovat evästeet?
Tällä sivustolla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on tiedonpalanen/tekstitiedosto, jonka sivusto tallentaa käyttäjän selaimeen. Sillä tunnistetaan käyttäjä samaksi kuin aikaisemmin.
Lisätietoja evästeistä löytyy esimerkiksi sivuilta: domainkeskus.com
Evästekäytäntö:
Sivustolla käytetään evästeitä, jotka liittyvät sivuston analysointiin ja toimivuuteen.
Näillä verkkosivuilla käytetään seuraavia evästeitä:
SQUARESPACE ANALYTICS: Sivuston seurantaan käytetään Squarespacen omaa analytiikkaa. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä, kävijöiden iästä, sukupuolesta tai maantieteellisestä sijainnista sekä sivuston suosituimmista sisällöistä. Lisäksi analytiikka kerää käyttäjän IP-osoitteen.
YHTEYDENOTTOLOMAKKEET: Yhteydenottolomakkeiden tiedot lähetetään ja kerätään Squarespace-verkkosivupalvelun kautta. Lisäosa ei tallenna tietoja lähetetyistä lomakkeista esimerkiksi tietokantaan, vaan se lähettää sähköpostin täytetystä lomakkeesta verkkosivun yhteyshenkilölle (yleensä sama sähköpostiosoite, kuin verkkosivun yhteystiedoissa).
Näiden lisäksi kerätään Squarespacen toimintojen kannalta välttämättömiä evästeitä.
INSTAGRAM: Sivustolla on käytössä Instagram-feed.
PAYPAL: Sivustolla on käytössä PayPal, jolla vastaanotetaan Vakaampi minä -kurssin maksut.
Evästeiden kieltäminen selaimessa:
Voit halutessasi hallita evästeasetuksia tai ottaa evästeet kokonaan pois käytöstä selaimesi asetuksista. Evästeiden käytöstä poistaminen saattaa vaikuttaa sivuston toimivuuteen ja ominaisuuksiin.