Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy:n rekisteri- ja
tietosuojaseloste

Päivitetty 23.05.2018




1 REKISTERINPITÄJÄ

Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy

y-tunnus: 2025919-1

Ehdatoksentie 8

46930 Huruksela

p. +358509132990


Asiakassuhteen perustuessa kunnan tai kuntayhtymän maksusitoumukseen
toimii rekisterinpitäjänä ko. kunta tai kuntayhtymä. Näiden asiakastietojen
osalta noudatetaan rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta ja siinä kuvattuja
toimintamalleja. Tällöin Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy toimii
henkilötietojen käsittelijänä.



2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy:n tietosuojavastaavana ja
rekisteröityjen yhteyshenkilönä toimii tietosuojavastaava Elina Ketonen,
eketonen(a)outlook.com, puh. 050-9132990



3 ASIAKASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOJEN KÄSITTELYN
PERUSTE


Asiakastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan
suostumukseen.

Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan
hoidon ja kuntoutuksen suunnitteluun, niiden toteutukseen ja arviointiin sekä muihin lain
ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Kunnan tai kuntayhtymän ollessa rekisterinpitäjä, asiakastiedot
luovutetaan rekisterinpitäjälle asiakassuhteen päätyttyä arkistoitavaksi.



4 ASIAKASREKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT

Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot sekä tiedot
palvelun kestosta, tarvittaessa myös palvelun laskutustiedot.

Asiakkaan mahdollisesti nimeämä lähiomainen, asiakkaan
laillinen edustaja sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat yhteyshenkilöt- /
taho, tietojen luovutuksia koskevat tiedot sekä niiden perusteet.

Asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen,
suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot,
kuten kuntoutusprosessissa syntyvät päivittäiset merkinnät. Asiakasrekisteriin
tallennetaan myös kuntoutuksen/hoidon kannalta välttämättömät tiedot kuten
ostopalvelulääkärin, fysioterapeutin, ravitsemusterapeutin, psykologin,
sosiaalityöntekijän ym. työtehtävissä laaditut tiedot. Asiakasrekisteriin
tallentuu asiakkaan hoitoon/kuntoutukseen osallistuneiden sekä sitä toteuttaneiden
henkilöiden tiedot.

Sähköisen rekisterin ohessa voidaan ylläpitää osarekisterinä
erillisiä paperilla olevia rekistereitä, jotka voivat sisältää mm. tietoja
asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen
luovuttamiseen, allekirjoitettuja vuokra- ja palvelusopimuksia, hoitosopimusia,
lääkelistan, ravitsemukseen liittyviä tai muita vastaavia listoja, joilla
varmistetaan hoidon ja kuntoutuksen toteutumista.

Tiedot rekisteriin saadaan suoraan asiakkaalta itseltään, hänen lailliselta
edustajaltaan tai lähiomaiseltaan ja terveyden/sosiaalihuollon
ammattihenkilöiltä. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tietoja voidaan tilata
myös toisilta sosiaalihuollon - tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä, joissa
asiakas on aikaisemmin ollut hoidettavana/kuntoutuksessa tai ammattihenkilöiltä,
jotka häntä ovat hoitaneet.

Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen
säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja säädöksiä
tietojen säilytysajoista.



5 ASIAKASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla sekä
kuntoutukseen osallistuvilla (esim. alan opiskelijoilla) on
salassapitovelvollisuus.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa asiakkaan tai hänen
laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella tai nimenomaisen
lainsäännöksen nojalla.

Kun kyseinen palvelu annetaan kunnan / kuntayhtymän
toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin
kunta / kuntayhtymä päättää tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on
lakisääteinen perusta.

Asiakastietoja luovutetaan säännönmukaisesti myös terveydenhuollon
valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin
laitokselle.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa myös asiakkaan siirtyessä jatkohoitoon asiakkaan suullisella
asiakasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella tai kirjallisella suostumuksella
tietojenluovutukseen toiselle sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikölle
tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon
järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa
toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai
terveydenhuollon ammattihenkilölle myös ilman potilaan suostumusta, jos
potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan
syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä
hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada
asiakkaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi. Asiakastietoja
voidaan luovuttaa myös kansalliseen terveysarkistoon (KANTA-arkisto). Tietoja
voidaan luovuttaa asiakkaan edunvalvojalle, muulle laillinen edustaja sekä
asiakkaan lähiomaiselle, jos asiakas on antanut tähän nimenomaisen yksilöidyn
suostumuksensa.

Lisäksi asiakastietoja voidaan
tarvittaessa välittää tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi jatkohoitoon
toimitetun asiakkaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole
syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin menettelemästä.



6 ASIAKASTIETOJEN KÄYTTÖ JA NIIDEN SUOJAAMINEN

Asiakastiedot on laissa säädetty salassa pidettäviksi, eikä saa
luovuttaa sivullisten tietoon.

Vain asiakasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin
osallistuvat henkilöt (myös yhteistyötahot) voivat käyttää asiakastietoja ja
vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät. Hoitokoti
Tulevaisuuden Portin johto sekä tietosuojavastaava määrittää käyttöoikeuksista,
joita työntekijöille myönnetään.

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen asiakastietojärjestelmän
ohella syntyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa
lukollisissa kaapeissa.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen
oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköisesti
käsiteltävät tiedot ovat kahden salasanan takana. Työntekijät vaihtavat
sähköisen järjestelmän henkilökohtaisen salasanan tarvittavin väliajoin.



7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat
henkilörekisteritiedot. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin
perustein. Tiedot antaa toimintayksikön vastuuhenkilö tai hänen määräämä muu
sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän
tarkastusoikeuden käyttämisestä asiakastietoihin.

Kun palvelu perustuu kunnan / kuntayhtymän toimeksiantoon
tai sen myöntämään palveluseteliin, myöntää tarkastusoikeuden ko. kunnan /
kuntayhtymän viranhaltija kirjallisen pyynnön perusteella.

Rekisterinpitäjän on myös ilman aiheetonta viivytystä
oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai
täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta,
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää
rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun
rekisteröity odottaa Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy:n vastausta tietojensa
oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Tarkastus- tai korjauspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle postitse
kohdassa 8 olevien ohjeiden mukaisesti tai pyynnöt toimitetaan
henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Asiakkaan henkilöllisyys tullaan
varmentamaan ennen asiakkaan tekemien pyyntöjen toteuttamista.

Mahdolliset virheellisten merkintöjen
korjaamisesta/muuttamisesta tehdään merkintä asiakkaan asiakirjoihin. Asiakirjoihin
merkitään korjauksen tekijän nimi, ammattinimike, korjauksentekopäivä ja
korjauksen peruste.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle
valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan
soveltuvaa tietosuojasääntelyä.



8 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä
kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa
rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy:hyn
postitse osoitteeseen: Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy / Rekisteriasiat,
Ehdatoksentie 8, 46930 Huruksela. Hoitokoti Tulevaisuuden Portti Oy voi
tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja
rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin
toimenpiteisiin ryhtymistä.